Prarambhik Data Entry

How to ››
Parent Previous Next

પ્રારંભિક ડેટા-એન્ટ્રી

જો આપે તાજેતરમાં જ સોફ્ટવેર ઇન્સ્ટોલ કરેલ હોય તો નીચે પ્રમાણે ડેટાએન્ટ્રી કરવાની શરૂઆત કરો.

સૌપ્રથમ શાળા પ્રોફાઇલમાં શાળાની વિગતો ભરી લો.

હવે સૌપ્રથમ વયપત્રકમાં નામોની એન્ટ્રી કરવાની છે. આ માટે તમે પહેલા ક્રમથી નામો ઉમેરવાનું ચાલુ કરી શકો. અથવા હાલના તમામ ચાલુ નામ પહેલા ઉમેરી શકો અને પછી અન્ય જૂના નામ ઉમેરી શકો.

વયપત્રક ડેટાએન્ટ્રી અંગે ધ્યાનમાં રાખવાની બાબતોઃ

  1. ડેટાએન્ટ્રી ઝડપથી કરવા માટે વારંવાર વપરાતા મેનુના શોર્ટકટ યાદ રાખી લેશો. મેનુ પર કર્સર લઇ જવાથી તમને ટૂલટિપ્સમાં શોર્ટકટ કી દેખાશે. શોર્ટકટ કીનો ઉપયોગ કરી તમામ ઇનપુટ કી-બોર્ડથી આપી ઝડપ વધારી શકશો.
  2. એક ખાનામાં માહિતી ભરાઇ ગયા બાદ આગળના ખાનામાં જવા Tab કી દબાવો. વયપત્રકમાં ચાલુ નામનું બટન પર કર્સર આવે ત્યારે Spacebar કી દબાવી Active/Non-Active કરી શકાશે.
  3. તારીખ ઉમેરતી વખતે દિવસ ટાઇપ કર્યા બાદ Spacebar કી દબાવી માસના ખાનામાં જઇ શકશો. તેવી જ રીતે વર્ષના ખાનામાં કર્સર લાવો.
  4. નામ, અટક, જન્મસ્થળ વગેરે ઉમેરતી વખતે એક અક્ષર ટાઇપ કરવાથી જો અગાઉ એ અક્ષર ઉપરથી કોઇ વિગત ભરેલી હશે તો તેનું લિસ્ટ દેખાશે. એરો કી ની મદદથી લિસ્ટમાંથી વિગત સિલેક્ટ કરી શકો.
  5. થોડા સુધારા કર્યા બાદ કરેલું કાર્ય સેવ કરવું.
  6. સુધારા રદ્દ કરો બટન વડે છેલ્લે સેવ કર્યા પછી જે સુધારા કે ઉમેરો થયો હોય તે બધુ કાર્ય રદ્દ કરી શકશો. કોઇ ભૂલથી એન્ટ્રી ઉમેરાઇ હોય કે દૂર થઇ હોય તો સેવ કરતા પહેલા આ બટન ક્લિક કરી ભૂલ સુધારી શકાય.
  7. ધર્મ અને જ્ઞાતિની વિગતો ઘણા નામો માટે સરખી હોય છે. તેથી તે માટે એક સાથે વિગત ઉમરવા ડાબી બાજુના વયપત્રકના ટેબલમાં ધર્મના કોલમના હેડર પર જમણી ક્લિક કરીને કોલમમાં એકસરખી વિગત ભરો બટન ક્લિક કરો. ઇનપુટ બોક્ષમાં માહિતી ભરી ઉમેરો પર ક્લિક કરતા ટેબલમાં દેખાતા બધા રેકોર્ડમાં તે કોલમમાં વિગત ભરાશે. જ્ઞાતિ માટે અટક આધારે ટેબલ ફિલ્ટર કરી એકસાથે તેની જ્ઞાતિ ઉમેરી શકો. જન્મસ્થળ પણ મોટાભાગે સરખું હોય તો બધા માટે એકસરખી એન્ટ્રી કરી જરૂરી હોય તે રેકોર્ડ માટે વિગત બદલી નાખવી. તેમજ અભ્યાસ અને વર્તણૂંક માટે પણ આમ કી શકાય.


વય્પત્રકમાં જો તમામ ચાલું વર્ષના નામ પણ ઉમેરાઇ ગયા હોય તો વિદ્યાર્થી પ્રોફાઇલ અપડેટ કરી લેવી. અન્ય પત્રકો માટે જરૂર પડ્યે વિદ્યાર્થી પ્રોફાઇલમાંથી નામ લેવામાં આવશે.

વિદ્યાર્થી પ્રોફાઇલમાં ડેટાએન્ટ્રી અંગેઃ

  1. વયપત્રકમાં નામ ઉમેરો કે કોઇ નામ કમીની એન્ટ્રી કરો ત્યારે તરતજ વિદ્યાર્થી પ્રોફાઇલ અપડેટ કરવી. અપડેટ કરતી વખતે વયપત્રકમાં નવા ઉમેરેલા નામ કે કમી કરેલા નામની સરખામણી કરીને જરૂર મુજબ ઉમેરો કે કમી થશે.
  2. ડાબીબાજુના ટેબલમાં ધોરણ અને વર્ગના ગ્રુપમાં તમામ ચાલુ નામ જોઇ શકશો. જરૂર મુજબ ગ્રુપ ખોલી કે બંધ કરી શકશો. બધા ધોરણ એકસાથે ખોલવા મેનુ પરથી જૂથ ખોલો બટન ક્લિક કરો.
  3. દરેક ધોરણમાં રોલનંબર આપી દો. જેથી નામ રોલનંબર પ્રમાણે ગોઠવાશે.
  4. પ્રોફાઇલમાં આપ ડાબી બાજુના ટેબલમાં સીધી એન્ટ્રી કરી શકશો. જ્યારે બધા વિદ્યાર્થી માટે એન્ટ્રી કરતા હશો ત્યારે ટેબલમાં એન્ટ્ર કરવામાં સરળતા રહેશે. જ્યારે સુધારા કરવા માટે જમણી બાજુના ફોર્મમાં સુધારા કરવા સરળ રહેશે.
  5. હાલનું સરનામુ, વતન, માતૃભાષા, પિતાનો વ્યવસાય જેવી એકસરખી વિગતો એકસાથે ભરી શકશો. આ માટે ટેબલમાં કોલમના હેડર પર જમણી ક્લિક કરીને કરી શકશો.
  6. શિષ્યવૃત્તિની કેટેગરી, બેંકની વિગતો અને વાલીના વ્યવસાય તથા આવકની વિગતો ચોક્સાઇથી ભરવી. જે શિષ્યવૃત્તિ દરખાસ્તના ઉપયોગમાં આવશે.


પ્રોફાઇલ તૈયાર થયા બાદ હાજરી પત્રક અને પરિણામપત્રકમાં નામ ઉમેરો. હાજરીપત્રક કેવી રીતે બનાવવું? તે અંગે વધુ વિગત માટે ક્લિક કરો. પરિણામપત્રક અંગે વિગતો માટે ક્લિક કરો.


ત્યારબાદ શિક્ષકોની વિગતો શિક્ષક પ્રોફાઇલમાં ઉમેરવી.

જરૂર મુજબ રોજમેળ, પગારબીલ, પુસ્તક રજીસ્ટર વગેરેની ડેટાએન્ટ્રી કરતા રહેવી.

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce Kindle eBooks easily